Het begint vaak klein. Een collega die zich wat terugtrekt. Cynisme tijdens het overleg. Spanningen in de samenwerking die je niet helemaal kunt duiden. Je denkt: “Even aankijken, het waait misschien wel over.“
En soms is dat zo. Maar vaak ook niet.
In mijn praktijk als MfN-registermediator zie ik dat arbeidsconflicten in de zorg zelden uit de lucht komen vallen. Wat voorafgaat aan een ziekmelding of escalatie, is meestal een periode van weken of zelfs maanden waarin signalen werden genegeerd of niet benoemd. Vaak niet uit onwil, maar omdat het ongemakkelijk is. Of omdat er simpelweg geen tijd voor lijkt te zijn.
Juist in de zorg — waar de druk hoog is en de betrokkenheid groot — is het belangrijk om op tijd in gesprek te gaan.
Vroegsignalering is geen overbodige luxe, het is een investering in rust, samenwerking en kwaliteit.
En misschien nog wel belangrijker: het is een manier om te laten zien dat je écht zorgt voor je mensen.
De zorg is mensgericht, maar niet altijd conflictbestendig
Wie in de zorg werkt, weet hoe intensief het kan zijn. De werkdruk is hoog, de personele bezetting krap, en de loyaliteit van zorgmedewerkers is vaak groot. Daardoor wordt er veel geaccepteerd — tot het (echt) niet meer gaat.
In zorgorganisaties waar ik als mediator bij betrokken ben geweest, zie ik het regelmatig: een teamlid meldt zich ziek, een leidinggevende zit klem tussen collega’s, of een vakgroep functioneert niet meer als geheel. Het kost tijd, energie en geld. En de patiëntenzorg lijdt er indirect ook onder.
Wat het lastig maakt, is dat spanningen vaak niet hardop worden uitgesproken. We nemen dingen waar, maar twijfelen of we het goed zien. En voor je het weet zijn weken verstreken, is de afstand groter geworden en is het lastiger om het gesprek nog aan te gaan.
En terwijl je wacht, lopen de kosten op.
Een uitgesteld gesprek kost al snel 4 tot 8 uur aan managementtijd. Bij verzuim of teamverstoring lopen de directe kosten snel op — denk aan vervanging, verzuimbegeleiding en verminderde productiviteit. En dan zijn de indirecte kosten nog buiten beschouwing gelaten: verminderde kwaliteit van zorg, verlies van vertrouwen of imagoschade bij externe partijen.
Wat zie je als het begint te wringen?
Sluimerende spanningen zijn niet altijd makkelijk te herkennen. Toch zijn er terugkerende signalen die je als collega, leidinggevende of HR-professional kunt opmerken. Denk bijvoorbeeld aan:
🟠Terugtrekgedrag: een collega die zich minder laat zien in overleggen of minder inbreng heeft.
🟠Sarcasme of cynisme: grapjes met een bijbedoeling, vaak als uiting van frustratie.
🟠Stiltes of spanning: vergaderingen waarin de sfeer plotseling verandert of mensen zich afwachtend opstellen.
🟠Feedback die niet landt: opmerkingen worden weggewuifd, vermeden of roepen weerstand op.
🟠Signalen via de wandelgangen: indirecte uitingen van onvrede, zoals geruchten of kliekvorming.
🟠Verminderde motivatie: iemand die normaal betrokken is maar nu afstandelijk of mat lijkt.
Op zichzelf zegt één signaal niet alles. Maar als je merkt dat er iets verandert in houding of gedrag, is dat een goed moment om even stil te staan. Niet om te oordelen, maar om de deur naar een gesprek open te zetten.
Wat kun je doen als je merkt dat er iets speelt?
De neiging is vaak om te wachten. Even aankijken. Misschien speelt er iets thuis. Maar als dat “even aankijken” weken duurt, loop je het risico dat spanningen zich opstapelen — op het werk én bij de medewerker zelf.
Juist als je niet zeker weet wat er speelt, is een open, klein en tijdig gesprek vaak voldoende om helderheid en lucht te creëren. Dat hoeft geen formeel gesprek te zijn — het begint met een eenvoudige observatie of vraag. Bijvoorbeeld:
“Ik merk dat je wat stiller bent de laatste tijd. Hoe gaat het met je?”
“Er lijkt wat spanning in het team te zijn. Hoe zie jij dat?”
“Mag ik iets met je delen wat me opviel?”
Ook als het gaat om privé-omstandigheden, kun je inchecken. Niet door te graven, maar door ruimte te geven:
“Ik weet natuurlijk niet of er iets speelt — op het werk of privé — maar ik wilde het toch even benoemen. Hoe zit je erbij?”
Belangrijk is dat je vertrekt vanuit wat je ziet, niet vanuit wat je denkt of invult. En dat je luistert om te begrijpen, niet om te reageren of te fixen. Gewoon aanwezig zijn, zonder oordeel.
Als medewerkers dit niet gewoon zijn, dan kan het in het begin wat onwennig zijn. Geef het tijd!
Vroegsignalering in de zorg is in essentie een manier om te laten zien dat je je collega’s ziet, hoort en serieus neemt.
Dat je niet pas in actie komt als het misgaat, maar aanwezig bent op de momenten dat het ertoe doet.
Wat werkt in zo’n gesprek? Een paar praktische tips:
✅Begin klein en feitelijk
Start vanuit gedrag dat je hebt waargenomen, zonder interpretatie. “Ik zie dat je minder meepraat in het overleg” werkt beter dan “Volgens mij ben je gefrustreerd.”
✅Gebruik stilte bewust
Als je iets vraagt, geef ruimte. Niet invullen, niet haasten. Laat de ander reageren in zijn of haar tempo.
✅Luisteren – Samenvatten – Doorvragen (LSD)
Luister goed, vat samen wat je hoort en vraag door. Bijvoorbeeld: “Je zegt dat het lastig is om je punt te maken in het team — kun je daar iets meer over vertellen?”.
✅Gebruik de driedelige ik-boodschap
Benoem wat je waarneemt, wat dat met je doet, en wat je nodig hebt — zonder oordeel of aanname. Bijvoorbeeld:
“Ik zie dat je de laatste tijd minder zegt tijdens het overleg. Dat maakt me wat onrustig. Ik zou het prettig vinden om daar samen even bij stil te staan.”
✅Check je aannames
Bijvoorbeeld: “Het lijkt alsof je je zorgen maakt over de werkdruk. Klopt dat, of zie ik dat verkeerd?”
Zo’n gesprek vraagt misschien wat moed, maar levert vaak veel op: duidelijkheid, vertrouwen en ruimte om verder te bouwen aan de samenwerking.
Wat gebeurt er als je te lang wacht?
In de gesprekken die ik begeleid, hoor ik het vaak terug — achteraf:
“Ik had eigenlijk eerder iets moeten zeggen.”
“We wisten allebei dat er iets speelde, maar we lieten het sudderen.”
“Ik dacht dat het vanzelf wel over zou gaan, maar het werd alleen maar groter.”
Als mediator zie ik hoe spanningen vaak pas worden benoemd als het écht wringt. Terwijl de signalen er al veel eerder waren. Wachten lijkt veilig, maar heeft een prijs — in vertrouwen, tijd en uiteindelijk ook in de samenwerking zelf.
Hoe langer je wacht, hoe meer ruis of frustratie er ontstaat — en hoe moeilijker het wordt om het vertrouwen te herstellen.
En in sommige gevallen gaat een conflict verder dan het team. Denk aan klachten, formele trajecten of onrust die doorsijpelt naar andere afdelingen. Soms zelfs naar buiten, richting cliënten of stakeholders.
Op tijd in gesprek gaan voorkomt niet alleen schade binnen het team, maar beschermt ook het vertrouwen in de organisatie als geheel.
Wil je hiermee aan de slag in je organisatie?
Als MfN-registermediator met kennis van de zorgsector help ik organisaties in de zorg om samenwerkingsproblemen vroegtijdig te herkennen en bespreekbaar te maken. Dat kan in de vorm van een adviesgesprek, een begeleid traject, of bijvoorbeeld een workshop over vroegsignalering van arbeidsconflicten in de zorg.
Zo’n workshop geeft leidinggevenden inzicht in:
- het herkennen van signalen
- het voeren van lastige gesprekken
- het creëren van een open gesprekscultuur
Deelnemers ontvangen daarbij het Gesprekskompas: een compacte, praktische tool die helpt bij het voorbereiden en voeren van dit soort gesprekken.
Wanneer is het tijd voor extra begeleiding?
Soms is een gesprek niet meer voldoende. Als spanningen zijn geëscaleerd, het vertrouwen is geschaad of eerdere pogingen niets hebben opgeleverd, dan kan begeleiding van buitenaf het verschil maken.
Dat hoeft niet altijd een formele mediation te zijn. Soms is gespreksbegeleiding al voldoende: een laagdrempelig traject waarbij ik als neutrale procesbegeleider het gesprek tussen collega’s of teams faciliteer. Gericht op beweging, herstel en werkbare afspraken.
En als het verder gaat — bij verstoorde arbeidsrelaties of dreigend verzuim — dan is arbeidsmediation een passende route.
Tot slot
Vroegsignalering draait niet om het oplossen van problemen die er nog niet zijn. Het gaat om het creëren van ruimte. Ruimte om te zeggen wat gezegd moet worden. Ruimte om misverstanden vroeg te benoemen. En ruimte om te blijven samenwerken — ook als het schuurt.
Wil je hierover verder praten? Of benieuwd of een workshop in jouw organisatie past?
Neem gerust contact op — ik denk graag met je mee of boek een vrijblijvend strategiegesprek van 30 minuten.
