Zakelijke mediation bij conflict tussen organisaties
Een conflict tussen organisaties gaat vaak over meer dan één afspraak, factuur of levering. Contractuele belangen, de zakelijke relatie en de continuïteit van een samenwerking kunnen tegelijk onder druk komen te staan.
Zakelijke mediation biedt een vertrouwelijk en onafhankelijk kader om te onderzoeken wat er speelt, welke belangen en zorgen een rol spelen en welke mogelijkheden er zijn om verder te komen.
MfN-registermediator
Specialist zakelijke mediation
Achtergrond ondernemingsrecht
Wanneer een conflict tussen organisaties de
samenwerking gaat beïnvloeden
Afspraken worden verschillend uitgelegd
Partijen verschillen van mening over wat contractueel of mondeling is afgesproken.
Levering of uitvoering leidt tot discussie
Er ontstaat onenigheid over kwaliteit, planning, prestaties of nakoming.
Factuur wordt betwist
Facturen worden niet of gedeeltelijk betaald omdat partijen verschillend kijken naar wat is geleverd.
Een gezamenlijk project loopt vast
Verwachtingen, verantwoordelijkheden of besluitvorming sluiten niet meer op elkaar aan.
Vertrouwen neemt af
Communicatie wordt formeler en handelen van de ander wordt steeds vaker vanuit wantrouwen bekeken.
Voortzetting van de samenwerking staat ter discussie
Partijen twijfelen of en onder welke voorwaarden zij nog met elkaar verder willen.
Waarom een zakelijk conflict steeds hardnekkiger kan worden
Een verschil over afspraken, prestaties of betaling hoeft op zichzelf geen langdurig conflict te worden. Het wordt lastiger wanneer partijen zich niet serieus genomen voelen, verwachtingen niet worden waargemaakt of vertrouwen afneemt.
De communicatie wordt dan vaak formeler. Partijen gaan hun eigen positie sterker beschermen en kijken steeds kritischer naar het handelen van de ander. Daardoor kan een patroon ontstaan waarin zakelijke en relationele spanning elkaar verder versterken.
Het zichtbare conflict gaat vaak over geld, prestaties of afspraken. De hardnekkigheid ontstaat wanneer ook vertrouwen en de zakelijke verhouding onder druk komen te staan.
Partijen kijken verschillend naar wat is afgesproken, geleverd of verwacht mocht worden.
Een late betaling, wijziging of afwijzing wordt bijvoorbeeld ervaren als onbetrouwbaar of onzorgvuldig.
De communicatie wordt formeler, standpunten verharden en juridische argumenten krijgen meer nadruk.
Iedere nieuwe reactie wordt vanuit het inmiddels ontstane wantrouwen geïnterpreteerd.
Mediation of eerder gespreksbegeleiding?
Niet ieder zakelijk conflict vraagt direct om mediation. Hoe ver het conflict is opgelopen en welk kader nodig is, maken verschil.
Wanneer partijen nog met elkaar in gesprek kunnen, maar communicatie stroever verloopt of belangrijke onderwerpen moeilijk bespreekbaar worden, kan onafhankelijke gespreksbegeleiding passend zijn.
Wanneer standpunten zijn verhard, vertrouwen is beschadigd of eerdere gesprekken geen beweging meer brengen, kan zakelijke mediation passender zijn.
Wanneer is mediation bij een conflict tussen organisaties passend?
Zakelijke mediation kan passend zijn wanneer partijen ondanks het conflict nog een belang hebben bij een werkbare uitkomst buiten de rechter om.
Die wederzijdse afhankelijkheid kan verschillende vormen hebben. Partijen willen bijvoorbeeld in de toekomst blijven samenwerken, een lopend project goed afronden, verdere schade beperken of afspraken maken over een zorgvuldige beëindiging van de zakelijke relatie.
Mediation is vooral zinvol wanneer beide organisaties bereid zijn om naast hun juridische positie ook naar die belangen te kijken en te onderzoeken welke mogelijkheden er nog zijn.
Als die bereidheid of wederzijdse afhankelijkheid ontbreekt en het vooral gaat om een juridisch oordeel over wie gelijk heeft, kan een procedure meer voor de hand liggen.
Ruimte om te onderzoeken wat er nodig is
Mediation begint niet met een vooraf bepaalde oplossing. Partijen onderzoeken wat achter hun standpunten speelt, welke zakelijke belangen en zorgen er zijn en wat voor ieder van hen belangrijk is om verder te kunnen.
Dat kan gaan over de uitvoering of aanpassing van afspraken, financiële belangen, een gezamenlijk project, voortzetting van de zakelijke relatie of juist een zorgvuldige afronding daarvan. Partijen bepalen zelf welke onderwerpen zij willen bespreken en welke afspraken of vervolgstappen zij willen onderzoeken.
Conflict met een klant of leverancier?
Conflicten over levering, betaling of contractafspraken ontstaan vaak geleidelijk. Rechtstreeks overleg levert steeds minder op, standpunten verharden en de zakelijke verhouding komt verder onder druk te staan.
In deze blog lees je meer over de mogelijke rol van mediation bij een conflict met een klant of leverancier.
Hoe verloopt zakelijke mediation?
Eerste contact
Kort telefonisch overleg over wat er speelt en of mediation op dit moment passend is.
Afzonderlijke voorgesprekken
Ik spreek de betrokken partijen afzonderlijk. Er is ruimte voor ieders perspectief, belangen en wat nodig is om aan het gezamenlijke gesprek deel te nemen.
Gezamenlijk gesprek
Partijen onderzoeken onder begeleiding wat er speelt, wat voor hen belangrijk is en welke mogelijkheden zij willen verkennen.
Vervolg en eventuele afspraken
Partijen bepalen zelf welke afspraken of vervolgstappen zij willen maken.
Wat kan zakelijke mediation duidelijk maken?
Mediation biedt geen garantie op een oplossing. Wat het wel kan doen, is het gesprek weer op gang brengen en zichtbaar maken waar het zakelijke conflict vastloopt. Vaak levert dat inzicht op in:
- wat er achter de formele standpunten speelt;
- welke zakelijke belangen en zorgen beide organisaties hebben;
- waar verwachtingen, afspraken of vertrouwen uiteen zijn gaan lopen;
- welke mogelijkheden nog openstaan;
- welke afspraken of vervolgstappen partijen zelf willen onderzoeken.
Onafhankelijke begeleiding met kennis van ondernemingsrecht
Ik ben Marcel Schroevers, MfN-registermediator en voormalig advocaat ondernemingsrecht. Daarnaast heb ik de Grotius-specialisatie Vennootschaps- en ondernemingsrecht gevolgd en beschik ik over bestuurlijke ervaring.
Daardoor ben ik vertrouwd met situaties waarin contractuele belangen, zakelijke posities en onderlinge verhoudingen tegelijk een rol spelen.
Als mediator kies ik geen kant en geef ik geen juridisch advies. Ik begeleid het mediationproces en bewaak de zorgvuldigheid daarvan. De inhoudelijke keuzes blijven bij partijen.
Zakelijke mediation bij conflict tussen organisaties
Kan mediation ook bij een contractueel geschil?
Ja. Ook wanneer partijen verschillend denken over de uitleg of uitvoering van een overeenkomst kan mediation passend zijn. De mediator bepaalt daarbij niet welke juridische uitleg juist is.
Wat als één organisatie vindt dat de ander de overeenkomst niet nakomt?
Ook dan kan mediation worden ingezet. Partijen kunnen binnen het mediationproces bespreken wat er volgens hen is gebeurd, welke belangen daarbij spelen en welke mogelijkheden zij willen onderzoeken. Juridisch advies kunnen zij zelfstandig inwinnen.
Kan mediation ook bij een geschil over een onbetaalde factuur?
Ja. Zeker wanneer achter de onbetaalde factuur een breder verschil bestaat over kwaliteit, levering, afspraken of de zakelijke relatie kan mediation relevant zijn.
Moet de zakelijke samenwerking worden voortgezet?
Nee. Voortzetting van de samenwerking is geen doel of voorwaarde van mediation. Partijen kunnen ook onderzoeken of en hoe zij de zakelijke relatie willen afronden.
Kunnen advocaten of andere adviseurs worden betrokken?
Ja. Partijen kunnen zich tijdens het traject zelfstandig laten adviseren. Als adviseurs inhoudelijk bij de mediation worden betrokken, worden vooraf afspraken gemaakt over hun rol en de vertrouwelijkheid.
Is zakelijke mediation vertrouwelijk?
Ja. Vooraf sluiten partijen een mediationovereenkomst waarin afspraken over vertrouwelijkheid worden vastgelegd.
Wat als er al een juridische procedure loopt?
Ook dan kan mediation mogelijk zijn. Er moet dan wel worden bekeken wat er met de lopende procedure gebeurt, bijvoorbeeld of deze tijdelijk wordt aangehouden. Partijen stemmen dat zo nodig af met hun advocaten en de rechtbank.
Wie betaalt zakelijke mediation?
Partijen bepalen vooraf hoe de kosten van de mediation worden verdeeld. Die afspraak wordt vooraf vastgelegd.