Een conflict op de werkvloer ontstaat zelden van de ene op de andere dag. Meestal begint het heel subtiel: met een gesprek dat steeds weer wordt uitgesteld omdat het “nu even niet uitkomt”. Maar ondertussen wordt de spanning voelbaar. Je merkt het in overleggen, in de toon van de e-mails en in de manier waarop collega’s elkaar ontwijken in de wandelgangen.
Je voelt dat er iets moet gebeuren, maar de vraag is: wat is de juiste stap? Kies je voor gespreksbegeleiding of is mediation noodzakelijk? Het antwoord is verrassend simpel als je weet waar je op moet letten.
Twijfel je? Doe eerst deze snelle check
Kies gespreksbegeleiding als:
Het cruciale gesprek al een paar keer is uitgesteld.
De spanning voelbaar is, maar partijen nog wel met elkaar wíllen praten.
Onderhuidse irritaties de samenwerking vertragen.
Een leidinggevende de regie wil houden, maar merkt dat het gesprek vastloopt.
Kies mediation als:
Gesprekken structureel vastlopen en ontaarden in verwijten.
Het onderlinge vertrouwen (volledig) is weggevallen.
Er sprake is van (dreigend) ziekteverzuim.
De bedrijfsarts een interventie adviseert.
Juridische stappen of ontslag worden overwogen.
Herken je een van deze scenario’s? Lees dan verder. Hieronder wordt het onderscheid echt helder gemaakt.
Waarom deze keuze zo lastig is
In de praktijk worden de begrippen gespreksbegeleiding en mediation vaak door elkaar gebruikt. Dat zorgt voor verwarring bij HR-managers en ondernemers. Mediation klinkt vaak direct “zwaar” en formeel, terwijl gespreksbegeleiding soms te licht en vrijblijvend aanvoelt.
Toch zegt die indruk weinig over wat er in jouw specifieke situatie nodig is. Veel leidinggevenden wachten onbewust te lang. Niet uit onwil, maar uit angst om de situatie te groot te maken of onnodig te laten escaleren. Echter: juist door af te wachten verharden de standpunten en lopen emoties verder op. Twijfel is logisch, maar langdurig afwachten is vaak kostbaar.
Wanneer gespreksbegeleiding de beste eerste stap is
Gespreksbegeleiding richt zich op de interactie zelf en faciliteert het verbeteren van de onderlinge communicatie. We kijken niet naar juridische kaders of formele procedures, maar naar wat er tussen mensen gebeurt. Denk aan de spanning zodra twee collega’s samen in een overleg zitten, of een functioneringsgesprek dat niet van de grond komt.
Deze aanpak is laagdrempelig en praktisch. Er is ruimte om het gesprek professioneel te sturen, zonder het meteen juridisch te laden. Juist daardoor ontstaat er vaak weer snel lucht en rust op de werkvloer. In mijn praktijk zie ik regelmatig dat één goed begeleid gesprek een officieel verzuimtraject voorkomt.
Dit zie ik specifiek binnen teams en vakgroepen in de zorg. Door de hoge werkdruk en complexe hiërarchie wordt communicatie vaak kort en zakelijk. Misverstanden en irritaties stapelen zich op, terwijl er nog geen sprake is van een ‘hard’ juridisch conflict. Voor zorgorganisaties in Zeeland, zoals in Middelburg, Goes en Vlissingen, is dit een zeer effectieve manier om de werkrelatie te herstellen voordat de schade onherstelbaar is.
Lees meer: Mijn aanpak als gespreksbegeleider in Zeeland voor lokale organisaties.
Wanneer mediation de enige juiste route is (en waarom)
Mediation is een gestructureerd proces met duidelijke spelregels, zoals vrijwilligheid en vertrouwelijkheid. Het biedt de nodige houvast wanneer de ‘normale’ gesprekken niet meer vanzelf op gang komen. Partijen zoeken naar een concrete oplossing voor een conflict met tegenstrijdige belangen.
Mediation is ‘zwaarder’, maar dat is geen nadeel; het is een bewuste keuze voor veiligheid en duidelijkheid. Bij een arbeidsconflict biedt mediation bescherming voor alle betrokkenen en dwingt het tot het maken van duurzame afspraken.
Lees hier hoe een traject voor arbeidsmediation precies verloopt.
Bekijk hoe zakelijke mediation wordt ingezet bij aandeelhoudersgeschillen of MT-conflicten.
De rol van mediation bij ziekte en verzuim
Zodra er sprake is van ziekte of dreigend verzuim, krijgt een spanningsveld op de werkvloer een extra dimensie. In deze situaties is het niet alleen belangrijk om de communicatie te herstellen, maar ook om te voldoen aan de eisen van zorgvuldigheid die bij re-integratie komen kijken.
Wanneer een bedrijfsarts mediation adviseert, is dat vaak omdat een medische oplossing alleen niet volstaat om weer aan het werk te kunnen. Mediation biedt dan een veilige, besloten omgeving waarin beide partijen kunnen onderzoeken wat er nodig is voor een duurzame oplossing.
Het tijdig inzetten van een mediator helpt om verdere escalatie te voorkomen en zorgt ervoor dat beide partijen weer regie krijgen over het proces. Dit voorkomt dat een situatie onnodig vastloopt in juridische procedures of langdurig verzuim.
Meer weten over deze specifieke situatie? Lees dan mijn uitgebreide blog over exit-mediation bij ziekte, waarin ik dieper inga op de route naar een respectvolle beëindiging wanneer terugkeer niet meer mogelijk is.
Veelgestelde vragen
Kan gespreksbegeleiding later nog overgaan in mediation? Ja, dat kan zeker. Soms blijkt tijdens gespreksbegeleiding dat de standpunten toch verder uit elkaar liggen of dat er formele afspraken nodig zijn die een juridisch kader vereisen. In dat geval kunnen we in onderling overleg besluiten om over te stappen naar een formeel mediationtraject. Het voordeel is dat de basis voor communicatie dan vaak al is gelegd.
Wie betaalt de kosten voor mediation bij een arbeidsconflict? Meestal draagt de werkgever de kosten, vanuit de verantwoordelijkheid voor goed werkgeverschap en een gezonde werkomgeving. Bij zakelijke conflicten tussen compagnons worden de kosten vaak 50/50 gedeeld.
Is mediation verplicht bij een arbeidsconflict? Nee, mediation is altijd op basis van vrijwilligheid. Echter, bij verzuim kan het weigeren van een mediation-advies van de bedrijfsarts wel arbeidsrechtelijke gevolgen hebben.
Twijfel je tussen gespreksbegeleiding en mediation?
Dan hoef je deze afweging niet alleen te maken. Bel me gerust voor een vrijblijvende check van de situatie. Door samen even stil te staan bij de kern van het probleem, wordt vaak snel duidelijk welke aanpak nodig is om de regie terug te krijgen. Dit bespaart je weken aan twijfel en voorkomt dat een situatie onnodig verder vastloopt.
Geen verplichting, wel direct duidelijkheid.
