Mediation voorbereiden: praktische tips voor een goed gesprek

De datum is gepland. Over twee weken zit je aan tafel voor mediation. Voor de één voelt dat als een stap in de goede richting, voor de ander brengt het onzekerheid en spanning met zich mee. Wat kun je verwachten en hoe bereid je je voor?

Of je nu een medewerker bent, een leidinggevende, een HR-adviseur of een directeur: een conflict op het werk raakt je. Het verstoort je focus, je nachtrust en je werkplezier. Het is dan ook volstrekt logisch dat je spanning voelt voor het eerste gesprek. In mediation staan we namelijk ook stil bij de menselijke kant van een conflict. Het gaat om veel meer dan alleen de zakelijke inhoud of het juridische geschil; het gaat over de onderlinge werkrelatie, jullie communicatie en wat uiteindelijk een passende oplossing is.

In deze blog neem ik je mee door de verschillende fasen van het mediationtraject en geef ik je handvatten om het maximale uit de gesprekken te halen.

Mediation voorbereiden: het traject uitgelegd

Om de onzekerheid weg te nemen, is het goed om te weten welke stappen we doorlopen. Ik werk met twee fasen: de intake en de gezamenlijke gesprekken.

Het individuele intakegesprek

Voordat we gezamenlijk om de tafel gaan, voer ik met beide partijen een apart intakegesprek. Dit gesprek is de basis voor een veilig proces.

• Vertrouwelijkheid: Het intakegesprek is vertrouwelijk. Wat jij mij vertelt, deel ik niet met de andere partij, en andersom. Dit geeft je de ruimte om vrijuit te spreken.

• Kennismaking en uitleg: Ik leg uit hoe mediation werkt en wat mijn rol als onafhankelijk MfN-registermediator is. Vanzelfsprekend is er de mogelijkheid om vragen te stellen.

• Jouw perspectief: Ik wil in grote lijnen weten wat er speelt en waar het voor jou om gaat. We gaan niet elk detail uitspitten, maar het helpt mij om te begrijpen wat de kern van de kwestie is.

Je kunt alvast nadenken over de volgende twee onderwerpen:

• Geheimhouding en ruggenspraak: Een belangrijk onderdeel van mediation is de geheimhouding. Wat aan tafel wordt besproken, blijft in principe vertrouwelijk. Toch hebben veel mensen behoefte om wat er speelt te kunnen bespreken met een partner, een adviseur (bijv. een jurist) of een vertrouwenspersoon. Denk hier van tevoren over na: met wie wil je kunnen praten over wat er in mediation gebeurt? Tijdens de intake bespreken we dit, zodat we daar later gezamenlijk (met de andere partij) afspraken over kunnen maken.

• Wie komen er aan tafel? In de basis zitten de direct betrokkenen aan tafel. Maar heb je behoefte aan begeleiding of support? Dan bespreken we dat. Als beide partijen akkoord zijn, kan er iemand aanschuiven. Dit kan ook later in het traject nog worden gedaan, bijvoorbeeld als er behoefte ontstaat om een (juridisch) adviseur te laten aansluiten.

De gezamenlijke gesprekken

Nadat de intakes zijn afgerond, volgen de gezamenlijke gesprekken. Dit is het moment waarop het echte gesprek begint. Meestal zijn er meerdere sessies nodig om tot een duurzame oplossing te komen.

Jullie hebben de mediationovereenkomst vóór het eerste gesprek al ontvangen om rustig door te kunnen lezen. In de gezamenlijke gesprekken komt in ieder geval aan de orde:

De start en de overeenkomst
We starten het eerste gesprek met het kort doornemen en vervolgens het tekenen van de mediationovereenkomst. Hierin leggen we de spelregels vast waar iedereen zich aan houdt, waaronder de vrijwilligheid, de onafhankelijkheid van de mediator en de geheimhouding.

Ruimte voor ieders verhaal
Zeker in het eerste gesprek kan iedere partij aangeven wat er volgens hem of haar speelt en wat de kern van het probleem is. We nemen de tijd om boven tafel te krijgen wat er precies opgelost moet worden en wat voor iedereen de belangrijkste knelpunten zijn, voordat we naar oplossingen gaan kijken. Tussen de sessies door is er vaak tijd voor reflectie; dit geeft rust en helpt om in een volgend gesprek weer verder te bouwen aan herstel of aan concrete afspraken voor de toekomst.

Onderzoeken van de mogelijkheden
Zodra helder is wat er voor beide partijen écht op het spel staat en waar de behoeften liggen, gaan we onderzoeken waar ruimte zit voor beweging. Wat is er voor ieder nodig om weer verder te kunnen? In deze fase verkennen partijen zelf welke oplossingen of afspraken voor hen werkbaar zijn en standhouden in de praktijk. Ik bewaak het proces. De inhoud en de uitkomst liggen bij jullie.

Hoe bereid je je inhoudelijk voor op mediation?

Terwijl ik het proces bewaak, bepalen partijen de inhoud. De volgende punten kunnen je helpen om je gedachten te ordenen voor het gezamenlijke gesprek:

1. Commitment en de wil om op te lossen
Mediation is vrijwillig, maar vraagt wel om commitment. Ben je bereid om echt te luisteren naar het verhaal van de ander, ook als dat lastig is? En ben je bereid om samen op zoek te gaan naar een oplossing die voor jullie allebei werkt? Dit is de motor achter een geslaagde mediation.

2. Wat is voor jou echt belangrijk? (Belangen)
Probeer verder te kijken dan je standpunten. Een standpunt is: “Ik wil niet meer met deze collega in één team werken.” De behoefte die daaronder ligt – het belang – kan zijn: behoefte aan een veilige werkomgeving, erkenning voor je werk of rust aan je hoofd. Waar heb je echt behoefte aan? Stel jezelf die vraag.

3. Waarom raakt deze situatie je?
Vraag jezelf af: wat maakt dat dit voor mij zo zwaar weegt? Is het omdat je je niet serieus genomen voelt? Omdat je reputatie op het spel staat? Omdat je je onveilig voelt in het team?
Hoe concreter je dit voor jezelf hebt, hoe duidelijker je het kunt benoemen aan tafel.

4. Wat wil je bereiken met mediation?
Wil je de samenwerking herstellen en samen afspraken maken over de toekomst? Of is het doel om op een respectvolle manier uit elkaar te gaan? Als je voor jezelf helder hebt wat de gewenste uitkomst is, kun je gerichter deelnemen aan het mediationtraject.

5. Wie heb je nodig voor support?
Heb je behoefte aan een vertrouwenspersoon of adviseur aan tafel of op de achtergrond? Bespreek dit tijdig.

Let op: het is niet nodig dat je op al deze vragen een antwoord hoeft te hebben of dat je denkt dat je antwoord perfect hoeft te zijn. Tijdens de mediation kan dat aan de orde komen, waarbij de mediator jou kan helpen; daar is de mediator ook voor.

Praktische tips voor tijdens het gesprek

Het voeren van een lastig gesprek is voor niemand makkelijk. Er zijn maar weinig mensen die dit van nature moeiteloos doen. Deze tips kunnen helpen:

• Probeer vanuit jezelf te praten: In plaats van de ander te beschuldigen (“Jij luistert nooit”), helpt het om te delen wat het met je doet: “Ik voel me niet gehoord en dat doet veel met mijn motivatie.” Dit houdt de deur open voor een reactie, waar een beschuldiging de deur vaak dichtgooit.

• Gebruik een geheugensteuntje: Je hoeft geen mappen vol dossiers mee te nemen; de mediator is geen rechter die een vonnis velt. Maar het kan prettig zijn om de belangrijkste punten voor jezelf als aantekening mee te nemen. Dan kun je daar altijd op terugvallen.

• Vraag om een pauze: Voel je de emotie oplopen of heb je even tijd nodig om alles te laten bezinken? Een pauze vragen mag altijd en is vaak erg effectief om even tot rust en helderheid te komen.

Mediation biedt de ruimte om uit de loopgraven te komen en weer als mensen met elkaar te praten.

Twijfel je of mediation in jouw situatie passend is? Of vraag je je af wat je in het eerste gesprek kunt verwachten?

In een kort telefonisch overleg kijk ik met je mee naar jouw situatie en bespreken we de mogelijkheden.

👉 Neem direct contact op.

👉 Lees meer over mijn aanpak en werkwijze of over arbeidsmediation.

Hier kun je meer informatie vinden over het MfN-register?