Gespreksbegeleiding tussen leidinggevende en medewerker
Wanneer gesprekken tussen leidinggevende en medewerker stroever verlopen, hoeft er nog geen sprake te zijn van een vastgelopen arbeidsconflict. Toch kan spanning oplopen als belangrijke onderwerpen niet goed meer worden besproken.
Onafhankelijke gespreksbegeleiding biedt structuur en ruimte voor beide perspectieven, zodat partijen kunnen onderzoeken wat het gesprek moeilijk maakt en wat nodig is om verder te komen.
Onafhankelijke begeleiding
Laagdrempelige aanpak
Vaak één gezamenlijk gesprek
Wanneer gesprekken tussen leidinggevende
en medewerker steeds lastiger worden
Belangrijke onderwerpen blijven liggen
Partijen weten dat iets besproken moet worden, maar stellen het gesprek steeds uit.
Irritaties stapelen zich op
Kleine gebeurtenissen krijgen steeds meer lading en blijven terugkomen.
De medewerker voelt zich niet gehoord
De medewerker ervaart onvoldoende ruimte voor zijn of haar perspectief.
Feedback leidt tot spanning
Een gesprek over verwachtingen, gedrag of functioneren roept steeds sneller weerstand of verdediging op.
Gesprekken lopen steeds hetzelfde
Partijen proberen het wel te bespreken, maar komen telkens in dezelfde discussie terecht.
Contact wordt voorzichtiger
Er wordt minder rechtstreeks uitgesproken en partijen gaan gevoelige onderwerpen vermijden.
Waarom gesprekken steeds lastiger kunnen worden
Een verschil van mening of verwachting hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Het wordt lastiger wanneer opmerkingen of gedrag steeds meer betekenis krijgen.
De medewerker kan zich bijvoorbeeld niet serieus genomen voelen, terwijl de leidinggevende reacties juist ervaart als weerstand. Vanuit die spanning gaan mensen zichzelf beschermen en wordt een open gesprek steeds moeilijker.
Het gesprek gaat vaak over een concrete situatie. De spanning zit regelmatig in wat het gedrag van de ander inmiddels is gaan betekenen.
Een opmerking of reactie kan raken aan erkenning, vertrouwen of ruimte.
Een zakelijke reactie kan bijvoorbeeld worden ervaren als afstand of afwijzing.
De één gaat harder uitleggen of protesteren, de ander stuurt meer of trekt zich terug.
De reactie van de één roept steeds opnieuw een reactie bij de ander op.
Gespreksbegeleiding of mediation?
Niet iedere spanning tussen leidinggevende en medewerker vraagt om mediation. Hoe ver de verhouding is vastgelopen en welk kader nodig is, maken verschil.
Wanneer partijen nog met elkaar in gesprek kunnen, maar communicatie stroever verloopt of belangrijke onderwerpen moeilijk bespreekbaar worden, kan gespreksbegeleiding passend zijn.
Wanneer vertrouwen verder is beschadigd, posities zijn verhard of behoefte bestaat aan een formeel en vertrouwelijk mediationkader, kan arbeidsmediation passender zijn.
Wanneer is gespreksbegeleiding passend?
Gespreksbegeleiding kan passend zijn wanneer het onderlinge gesprek moeilijker wordt, maar leidinggevende en medewerker nog bereid zijn rechtstreeks met elkaar in gesprek te gaan.
Een onafhankelijke derde kan helpen om het gesprek te structureren en ruimte te geven aan beide perspectieven. Dat kan juist waardevol zijn voordat standpunten verder verharden of de werkrelatie sterker onder druk komt te staan.
Gespreksbegeleiding begint niet met een vooraf bepaalde oplossing. Partijen bepalen zelf wat zij willen bespreken en welke afspraken of vervolgstappen zij willen onderzoeken.
Hoe verloopt gespreksbegeleiding?
Eerste contact
Kort telefonisch overleg over wat er speelt en of gespreksbegeleiding op dit moment passend is.
Voorbereiding
Afhankelijk van de situatie vindt vooraf een afzonderlijk voorgesprek plaats.
Gezamenlijk begeleid gesprek
Ik begeleid het gesprek, zorg voor structuur en geef beide partijen ruimte voor hun perspectief.
Afronding
Aan het einde wordt besproken wat het gesprek heeft opgeleverd en welke afspraken of vervolgstappen partijen zelf willen vastleggen.
Wat kan gespreksbegeleiding duidelijk maken?
Gespreksbegeleiding biedt geen garantie dat verschillen verdwijnen. Wat het wel kan doen, is zichtbaar maken waar het gesprek stokt en wat partijen nodig hebben om verder te kunnen. Dat kan inzicht geven in:
- waar het gesprek steeds vastloopt;
- welke verwachtingen uiteenlopen;
- welke misverstanden of aannames blijven terugkomen;
- wat beide partijen proberen duidelijk te maken;
- welke afspraken of vervolgstappen partijen zelf willen onderzoeken.
Onafhankelijke begeleiding zonder het zwaarder te maken dan nodig
Ik ben Marcel Schroevers, MfN-registermediator met een specialisatie in arbeidsmediation en ervaring met complexe gesprekken binnen arbeidsverhoudingen.
Bij gespreksbegeleiding kies ik geen kant en bepaal ik niet wat de uitkomst moet zijn. Ik zorg voor structuur en ruimte voor beide perspectieven, terwijl de inhoudelijke keuzes bij partijen blijven.
Gespreksbegeleiding is geen mediation. Vooraf maken we daarom duidelijke afspraken over de begeleiding en over de vertrouwelijkheid van het gesprek.
Gespreksbegeleiding tussen leidinggevende en medewerker
Wanneer kies je voor gespreksbegeleiding in plaats van mediation?
Gespreksbegeleiding kan passend zijn wanneer er spanning is, maar het gesprek nog niet sterk is vastgelopen. Bij een verder geëscaleerd conflict, beschadigd vertrouwen of behoefte aan een formeel en vertrouwelijk mediationkader kan mediation passender zijn.
Moet er al sprake zijn van een arbeidsconflict?
Nee. Gespreksbegeleiding kan juist worden ingezet wanneer spanning ontstaat of gesprekken moeilijker worden, voordat sprake is van een verder geëscaleerd conflict.
Is gespreksbegeleiding vertrouwelijk?
Gespreksbegeleiding valt niet automatisch onder het vertrouwelijkheidskader van een MfN-mediation. Vooraf worden daarom afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid en over wat wel en niet buiten het gesprek wordt gedeeld.
Zijn afzonderlijke voorgesprekken altijd nodig?
Nee. Afhankelijk van de situatie kan vooraf kort afzonderlijk overleg plaatsvinden, maar dat is niet standaard noodzakelijk.
Hoeveel gesprekken zijn meestal nodig?
Vaak kan worden gestart met één gezamenlijk gesprek. Of daarna nog een vervolggesprek nodig is, hangt af van de situatie en van wat partijen zelf nodig vinden.
Kan HR bij het gesprek aanwezig zijn?
Dat kan als dit voor het gesprek passend is en leidinggevende en medewerker daarmee instemmen. Vooraf wordt duidelijk afgesproken welke rol HR in het gesprek heeft.
Wat als tijdens het traject blijkt dat mediation beter past?
Dan kan worden besproken of partijen willen overstappen naar mediation. Dat is een afzonderlijk traject met een eigen mediationovereenkomst en bijbehorend vertrouwelijkheidskader.