Voor wie
Vakgroepvoorzitters, stafbestuur, MSB-bestuur, Raad van Bestuur en medisch specialisten die merken dat de samenwerking stroef loopt en dit zorgvuldig willen aanpakken.
Waarom vakgroepen geen gewoon team zijn
Een vakgroep is geen gewoon team. Autonome specialisten met een enorme individuele verantwoordelijkheid moeten samenwerken, terwijl besluiten direct raken aan patiëntenzorg, financiën en reputatie. De structuur met het MSB, stafbestuur en de Raad van Bestuur maakt spanningen extra complex.
Vaak beginnen die spanningen tussen twee personen en sijpelen ze door in het hele team. Het gevolg: gezamenlijke afspraken blijven niet overeind zolang de onderlinge relaties niet zijn hersteld. Daarom start mijn aanpak altijd met herstel op individueel niveau, voordat we met de groep aan de slag gaan. Pas wanneer er op die basis weer rust en draagvlak is, bepalen we of en hoe we met het hele team verder gaan.
7 signalen dat er meer speelt dan een meningsverschil
Afspraken verdampen in de praktijk
Er lijkt akkoord, maar afspraken slijten in de werkweek direct weg.De wandelgangen regeren (vooroverleg en coalities)
Standpunten worden vooraf al onderling afgestemd. In het formele overleg haken anderen af of zwijgen.E-mail als wapen (lange mails met brede CC)
Lange mails, stevige toon en brede CC om steun te organiseren of druk te zetten.Onduidelijke rolafbakening en bevoegdheden
Onzekerheid over wie waarover besluit, in welk gremium, en hoe besluiten elkaar raken.Terugkerende frictie op praktische punten
Roosters, diensten, verdeling van werkzaamheden of inkomsten als symptoomdragers van iets onderliggends.Onveilig overlegklimaat
Sarcasme, te laat komen, stiltes of gesprekken buiten de kamer. Mensen wachten af of mijden onderwerpen.Vriend-vijand-dynamiek
Met de ene persoon of vakgroep loopt de samenwerking soepel, met een andere juist niet. Binnen de eigen vakgroep bundelt men de rijen tegenover een gezamenlijke tegenpartij.
Wat je zelf al kunt doen
Hoe eerder je als vakgroepvoorzitter of vakgroep spanning benoemt, hoe beter. Een paar kleine stappen helpen vaak al.
Kies per vergadering één overlegdoel en rond dat af met een korte samenvatting en duidelijke afspraken.
Bespreek concrete situaties in plaats van posities. Wat gebeurde er precies en wat hielp of juist niet?
Reserveer onbesproken punten voor een volgend overleg. Maar laat het niet te lang liggen!
Schakel hulp in waar dat kan. Sommige medische staven, MSB’s of Raden van Bestuur denken actief mee met vakgroepen waar het niet lekker loopt en kunnen ook ondersteuning bieden of procesruimte faciliteren.
Lukt dit niet of escaleert het, dan is externe begeleiding verstandig.
Hoe ik de procesbegeleiding aanpak
Elk conflict is uniek en vraagt om maatwerk. Daarom werk ik niet met een standaardpakket, maar altijd gefaseerd en op maat. Vertrouwelijkheid, transparantie en haalbare stappen staan daarbij voorop.
Opdracht en doel scherpstellen
Ik stem de opdracht af met de opdrachtgever. Dat kan de vakgroepvoorzitter zijn, het stafbestuur, het MSB of de Raad van Bestuur. De vakgroep wordt hierbij betrokken (vaak via de vakgroepvoorzitter). We maken heldere afspraken over vertrouwelijkheid en terugkoppeling, zodat iedereen weet wat er wel en niet wordt gedeeld.Interviews met betrokkenen
Ik voer gerichte interviews met de direct betrokkenen om spanningen, patronen en verwachtingen in kaart te brengen. Veiligheid spreek je niet af op papier. Die ontstaat stap voor stap in het gesprek.Herstel op individueel niveau
Waar het schuurt, begeleid ik hersteltrajecten tussen betrokkenen. Doel is relatieherstel en werkbare afspraken die in de dagelijkse praktijk standhouden.Gemeenschappelijke basis versterken
Als de onderlinge spanning is verminderd, zetten we stappen om afspraken te borgen en het overlegklimaat te verbeteren. Alleen wanneer dat zinvol en veilig is, zetten we deze stap.
Wat je mag verwachten
Meer overzicht en minder ruis in de samenwerking
Werkbare afspraken die passen bij de praktijk
Transparantie over het proces en duidelijke terugkoppeling
Professionele begeleiding door iemand met ervaring in de zorg
Deze aanpak helpt juist bij conflict in vakgroep situaties.
Mogelijke vervolgstappen na herstel
Na afronding van de hersteltrajecten kunnen we, indien gewenst, vervolgstappen verkennen om de samenwerking verder te verbeteren. Denk aan
Werksessie over rolverdeling, besluitvorming en onderlinge afspraken
Werksessie over gedeelde waarden en verwachtingen
Training in communicatie en aanspreekgedrag
Krijg als voorzitter of bestuurder weer grip op de situatie
Zet vandaag nog een veilige, vertrouwelijke eerste stap om de onderstroom binnen de vakgroep aan te pakken.
Bel of WhatsApp 06 23 03 89 60 of mail naar info@mediationimpact.nl.
Gerelateerde pagina’s
Spanningen op bestuurlijk niveau zorgvuldig oplossen
- Lees mijn blog: Vroegsignalering van arbeidsconflicten in de zorg
