Mediation in de bestuurskamer
Wanneer samenwerking binnen bestuur, directie of toezicht vastloopt, staat vaak meer op het spel dan het onderlinge conflict. Besluitvorming, draagvlak en bestuurlijke rust kunnen onder druk komen te staan.
Mediation biedt een vertrouwelijk en onafhankelijk kader om te onderzoeken wat er speelt, welke belangen en zorgen een rol spelen en wat nodig is om verder te komen.
MfN-registermediator
Voormalig bestuurssecrataris
Juridische achtergrond
Wanneer spanning in de bestuurskamer
het functioneren gaat beïnvloeden
Besluitvorming loopt vast
Belangrijke besluiten worden uitgesteld, opnieuw besproken of krijgen onvoldoende draagvlak.
Vertrouwen neemt af
Bestuurders of toezichthouders gaan steeds meer twijfelen aan elkaars intenties, keuzes of betrouwbaarheid.
Rollen en bevoegdheden worden onderwerp van conflict
Er ontstaat discussie over verantwoordelijkheid, mandaat, toezicht of wie waarover gaat.
Overleg wordt steeds formeler
Open gesprekken maken plaats voor positioneren, vastleggen en communiceren via formele lijnen.
Verschillen over koers verharden
Een inhoudelijk verschil over strategie of beleid raakt steeds sterker verweven met de onderlinge verhouding.
De spanning werkt door in de organisatie
Medewerkers, management of andere organen merken dat de samenwerking aan de top onder druk staat.
Waarom een bestuurlijk conflict steeds hardnekkiger kan worden
Een verschil over strategie, bevoegdheden of besluitvorming hoeft op zichzelf geen conflict te worden. Het wordt lastiger wanneer gedrag of beslissingen persoonlijke betekenis krijgen. Iemand voelt zich bijvoorbeeld niet serieus genomen, gepasseerd, onvoldoende vertrouwd of beperkt in zijn verantwoordelijkheid.
Vanuit die geraaktheid gaan mensen zichzelf beschermen. De één gaat steviger sturen of controleren, de ander gaat zich verdedigen, terugtrekken of juist meer positie innemen. Daardoor kan een patroon ontstaan waarin reacties elkaar steeds verder versterken.
Het zichtbare conflict gaat vaak over strategie, rollen of besluiten. De hardnekkigheid zit regelmatig in wat het gedrag van de ander inmiddels is gaan betekenen.
Een beslissing of manier van handelen kan raken aan iets wezenlijks, zoals vertrouwen, erkenning, invloed, betrouwbaarheid of professionele ruimte.
Een kritische vraag kan worden ervaren als wantrouwen. Een zelfstandig genomen besluit kan voor de ander voelen als passeren of buitensluiten.
Er wordt meer gestuurd, gecontroleerd, verdedigd, geformaliseerd of juist afstand genomen.
De reactie van de één bevestigt precies de zorg van de ander. Daardoor wordt het steeds moeilijker om nog onbevangen over de inhoud te spreken.
Mediation of eerder gespreksbegeleiding?
Niet iedere spanning in de bestuurskamer vraagt direct om mediation. Hoe ver de verhoudingen zijn vastgelopen en welk kader nodig is, maken verschil.
Wanneer overleg stroever verloopt, belangrijke onderwerpen worden vermeden of vertrouwen begint af te nemen, kan onafhankelijke gespreksbegeleiding passend zijn.
Wanneer posities zijn verhard, vertrouwen beschadigd is of partijen behoefte hebben aan een formeel en vertrouwelijk kader, kan mediation passender zijn.
Wanneer is mediation in de bestuurskamer passend?
Mediation kan passend zijn wanneer een bestuurlijk conflict het onderlinge overleg, de besluitvorming of de samenwerking belemmert en partijen er zelf niet meer uitkomen.
Juist aan de top van een organisatie kan onafhankelijke begeleiding waardevol zijn. Formele rollen, verantwoordelijkheden en belangen blijven bestaan, terwijl binnen mediation ruimte ontstaat om ook te onderzoeken wat er in de onderlinge verhouding speelt.
Partijen hoeven het vooraf niet eens te zijn over de oorzaak of de gewenste uitkomst. Wel moet er bereidheid zijn om onder begeleiding te onderzoeken wat er speelt en welke mogelijkheden zij zelf willen verkennen.
Ruimte om te onderzoeken wat er nodig is
Mediation begint niet met een vooraf bepaalde oplossing. Partijen onderzoeken wat er speelt, welke belangen en zorgen een rol spelen en wat voor ieder van hen belangrijk is om verder te kunnen.
Daarbij kunnen formele en relationele aspecten naast elkaar bestaan. De mediator bepaalt niet wie juridisch of bestuurlijk gelijk heeft. De inhoudelijke keuzes blijven bij partijen.
Als rollen, governance en bevoegdheden
onderdeel van het conflict zijn
Bestuurlijke conflicten kunnen nauw samenhangen met vragen over rollen, mandaat, toezicht of verantwoordelijkheden. Die formele kwesties kunnen binnen mediation worden besproken voor zover partijen dat willen, maar de mediator geeft daarover geen juridisch of governance-advies.
Partijen kunnen zich daarvoor zelfstandig laten adviseren.
Hoe verloopt mediation in de bestuurskamer?
Eerste contact
Kort telefonisch overleg over wat er speelt en of mediation op dit moment passend is.
Afzonderlijke voorgesprekken
Ik spreek de betrokkenen afzonderlijk. Er is ruimte voor ieders perspectief, belangen en wat nodig is om aan het gezamenlijke gesprek deel te nemen.
Gezamenlijk gesprek
Partijen onderzoeken onder begeleiding wat er speelt, wat voor hen belangrijk is en waar ruimte zit om verder te komen.
Vervolg en eventuele afspraken
Partijen bepalen zelf welke afspraken of vervolgstappen zij willen maken.
Wat kan mediation duidelijk maken?
Mediation biedt geen garantie op een oplossing. Wat het wel kan doen, is zichtbaar maken waar de bestuurlijke samenwerking vastloopt en wat partijen nodig hebben om verder te komen. Dat kan inzicht geven in:
- wat er onder het zichtbare bestuurlijke conflict speelt;
- welke betekenis partijen aan elkaars gedrag en besluiten zijn gaan geven;
- welke patronen het overleg en de besluitvorming steeds opnieuw laten vastlopen;
- welke belangen en zorgen achter formele standpunten liggen;
- welke afspraken of vervolgstappen partijen zelf willen onderzoeken.
Vertrouwd met de bestuurlijke werkelijkheid
Ik ben MfN-registermediator, voormalig advocaat ondernemingsrecht en voormalig bestuurssecretaris in een ziekenhuis. Daardoor ben ik vertrouwd met situaties waarin formele rollen, governance, belangen en onderlinge verhoudingen door elkaar lopen.
Ik kijk niet alleen naar posities, argumenten en bevoegdheden, maar ook naar terugkerende patronen, beschadigd vertrouwen en wat in het overleg niet meer rechtstreeks wordt uitgesproken.
Als mediator kies ik geen kant en geef ik geen juridisch of bestuurlijk advies. Ik begeleid het proces en bewaak de zorgvuldigheid daarvan.
Mediation in de bestuurskamer
Voor welke bestuurlijke conflicten is mediation geschikt?
Mediation kan passend zijn bij conflicten binnen bestuur of directie, tussen bestuurders onderling of tussen bestuur en toezicht. Ook conflicten over rollen, besluitvorming, samenwerking of vertrouwen kunnen aanleiding zijn voor mediation.
Kan mediation ook tussen een bestuur en Raad van Toezicht?
Ja. Ook wanneer spanning ontstaat tussen bestuur en toezicht kan mediation passend zijn. De formele rollen blijven daarbij bestaan; mediation richt zich op het proces en op wat partijen zelf bespreekbaar willen maken.
Wat als het conflict ook over bevoegdheden of governance gaat?
Ook die onderwerpen kunnen binnen mediation aan de orde komen als partijen dat willen. Als mediator geef ik daarover geen juridisch of governance-advies, maar met mijn achtergrond kan ik wel makkelijk deze onderwerpen plaatsen. Partijen kunnen zich daarvoor zelfstandig laten adviseren.
Is mediation in de bestuurskamer vertrouwelijk?
Ja. Vooraf sluiten partijen een mediationovereenkomst waarin onder andere afspraken over vertrouwelijkheid worden vastgelegd.
Kunnen advocaten of andere adviseurs worden betrokken?
Ja. Partijen kunnen zich tijdens het traject laten adviseren. Als adviseurs inhoudelijk bij de mediation worden betrokken, worden vooraf afspraken gemaakt over hun rol en de vertrouwelijkheid.
Wat als het vertrouwen ernstig beschadigd is?
Vertrouwen hoeft niet vooraf hersteld te zijn om mediation te kunnen starten. Wel is nodig dat partijen bereid zijn om onder begeleiding te onderzoeken wat er speelt en of er nog beweging mogelijk is.
Kan ook vertrek van een bestuurder onderwerp van mediation zijn?
Dat kan als partijen die mogelijkheid zelf willen onderzoeken. Vertrek is geen vooraf bepaalde uitkomst van mediation en wordt niet door de mediator als oplossing opgelegd.