Zakelijk conflict met klant of leverancier? Kies mediation!

Een zakelijk conflict met een klant of leverancier kan je bedrijf flink verstoren en onnodig veel geld kosten. Of het nu gaat om een niet-betaalde factuur, een leveringsprobleem of een meningsverschil over de gemaakte afspraken, zakelijke conflicten leiden tot stress, tijdverlies en vaak ook financiële schade. Gelukkig is er een alternatief voor een langdurige en kostbare rechtszaak: mediation.

Als MfN-registermediator en voormalig advocaat ondernemingsrecht zie ik bijna dagelijks hoe conflicten tussen bedrijven escaleren, vaak onnodig. In deze blog leg ik uit waarom een zakelijk conflict met een klant of leverancier snel uit de hand kan lopen, hoe mediation een effectieve oplossing biedt en waarom steeds meer ondernemers hiervoor kiezen.

Hoe een zakelijk conflict escaleert

Veel ondernemers proberen een zakelijk conflict in eerste instantie zelf op te lossen. Ze onderhandelen, sturen e-mails of schakelen een jurist in. Soms lukt het om eruit te komen, maar als communicatie stroever verloopt en standpunten verharden, kan het conflict snel escaleren.

Dat gebeurt vaak door een combinatie van factoren:

• Botsende belangen en verwachtingen
  Zakelijke relaties draaien om samenwerking, maar belangen lopen niet altijd parallel. Denk aan een klant die snelle levering verwacht terwijl een leverancier kampt met leveringsproblemen. Of een opdrachtgever die maatwerk verwacht terwijl de leverancier standaardproducten levert. Wanneer verwachtingen niet helder worden uitgesproken, ontstaan wrijvingen die snel kunnen escaleren.

  

• Slechte communicatie en misverstanden
  Goede communicatie is de basis van een sterke zakelijke relatie. Toch gaat het hier vaak mis. Een vaag contract, onduidelijke afspraken of verschillende interpretaties kunnen irritaties veroorzaken. Als partijen niet meer goed met elkaar in gesprek gaan, stapelen frustraties zich op.

• Emoties en wantrouwen
  Wat begint als een zakelijk meningsverschil, kan al snel persoonlijk voelen. Irritatie, wantrouwen of boosheid maken een constructief gesprek steeds moeilijker.

• De juridische reflex
  Veel ondernemers grijpen snel naar juridische middelen als een conflict oplaait. Zodra een advocaat of incassobureau wordt ingeschakeld, verharden standpunten en verdwijnt de ruimte voor een oplossing.

💡Voorkomen is beter dan genezen – Door tijdig het gesprek aan te gaan, kan een conflict vaak worden opgelost voordat het escaleert.

Lees ook: Veelvoorkomende oorzaken van zakelijke conflicten en hoe mediation kan helpen over de meest voorkomende oorzaken van zakelijke conflicten en hoe mediation kan helpen.

Mediation als strategisch alternatief voor ondernemers

Begrijp me niet verkeerd: in bepaalde gevallen is een juridische oplossing de enige oplossing. Maar steeds meer ondernemers kiezen voor mediation. Dit proces is sneller, vertrouwelijk en helpt beide partijen om samen een oplossing te vinden. Bij mediation draait het om het herstellen van de communicatie en het zoeken naar een win-win situatie.

Hoe werkt mediation?

Een onafhankelijke mediator begeleidt het gesprek tussen partijen. Dit gebeurt in een veilige omgeving, waarin iedereen zijn standpunt kan delen zonder angst voor juridische consequenties. Ik, als MfN-registermediator, bewaak het proces en zorg ervoor dat de gesprekken constructief blijven.

• Neutrale gespreksleiding: De mediator bewaakt het proces en zorgt ervoor dat iedereen gehoord wordt.
• Vertrouwelijkheid: Wat besproken wordt, blijft tussen de betrokkenen.
• Snelle doorlooptijd: Binnen enkele weken kan er al een oplossing zijn.
• Oplossingsgericht: Partijen denken actief mee over een werkbare uitkomst.

Voorbeeld uit de praktijk:
Een softwarebedrijf had een conflict met klant over de oplevering van een project. De klant was ontevreden over de kwaliteit en weigerde een deel van de factuur te betalen. In plaats van direct een rechtszaak te starten, kozen ze voor mediation. Tijdens het gesprek bleek dat de ontevredenheid vooral voortkwam uit miscommunicatie over de verwachtingen. Door duidelijke afspraken te maken over de resterende werkzaamheden en een aangepaste betalingsregeling, konden beide partijen tevreden de mediation afronden en de samenwerking voortzetten.

Lees meer over zakelijke mediation en mijn aanpak bij zakelijke mediation.

Waarom kiezen voor mediation?

Mediation biedt duidelijke voordelen ten opzichte van een juridische procedure.

Extra voordeel: Kies altijd een MfN-registermediator. Dit garandeert vakbekwaamheid en onafhankelijkheid.

De rol van adviseurs bij zakelijke conflicten

Bij zakelijke conflicten schakelen ondernemers vaak een accountant, juridisch adviseur of branchevereniging in. Deze adviseurs spelen een waardevolle rol en kunnen helpen bij het inzichtelijk maken van financiële, juridische of organisatorische aspecten. Toch ligt de focus daarbij niet altijd op het daadwerkelijk oplossen van het conflict.

In bepaalde gevallen wordt snel overgegaan op een incassotraject, worden juridische standpunten benadrukt of blijft de onderliggende oorzaak van het conflict onderbelicht. Dit kan ertoe leiden dat een situatie verder escaleert in plaats van dat er gezamenlijk naar een oplossing wordt gezocht.

💡 Tip voor adviseurs: Zie je dat een klant vastloopt in een conflict? Overweeg mediation als een effectieve manier om escalatie te voorkomen en samen tot een oplossing te komen.

Een mediationclausule in je contracten: Slim ondernemen!

Steeds meer ondernemers nemen een zogenaamde mediationclausule op in hun contracten. Dit is een bepaling die stelt dat partijen, in geval van een conflict, eerst mediation zullen overwegen voordat ze naar de rechter stappen. Dit kan een hoop tijd, geld en stress besparen.

Benieuwd naar een voorbeeld van een mediationclausule? Klik hier.

5 praktische tips om zakelijke conflicten te voorkomen

1. Maak duidelijke afspraken vooraf – Zorg ervoor dat verwachtingen helder zijn en dat er geen ruimte is voor misverstanden.
2. Blijf in gesprek – Voorkom opgekropte frustraties. Regelmatige communicatie kan veel problemen voorkomen.
3. Overweeg mediation als preventief hulpmiddel – Gebruik mediation niet pas bij escalatie. Soms kan een vroegtijdig gesprek met een mediator/gespreksbegeleider helpen om problemen op te lossen voordat ze uit de hand lopen.
4. Kies adviseurs die oplossingsgericht denken – Vraag om advies met focus op samenwerking.
5. Evalueer afspraken regelmatig – Bespreek contracten en werkwijzen periodiek. De zakelijke omgeving verandert voortdurend, dus het is belangrijk om afspraken aan te passen aan de nieuwe situatie.

Lees hier mijn andere relevante blogs:

Succesvolle zakelijke samenwerking: Belangrijke stappen voor een sterke start
Conflictoplossing in de boardroom: De kracht van mediation voor bestuurders

Conclusie: voorkom juridische strijd, kies mediation!

Een zakelijk conflict met een klant of leverancier hoeft niet uit te lopen op een dure en langdurige rechtszaak. Mediation is een snelle, effectieve en kostenbesparende oplossing die zakelijke relaties in stand houdt. Door te kiezen voor mediation, investeer je in een constructieve oplossing en behoud je de mogelijkheid om in de toekomst succesvol samen te werken.

Heb je een zakelijk conflict met een klant of leverancier? Plan nu een gratis adviesgesprek over zakelijke en arbeidsmediation en ontdek hoe mediation jouw situatie kan oplossen.

Benieuwd naar de voordelen van een MfN-registermediator? Klik op het logo.